1C-ЭПД: Электронные перевозочные документы

Сервис для обмена электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

С 1 сентября 2022 г. согласно Постановлению Правительства РФ от 21 мая 2022 г. N 931 устанавливаются Правила обмена электронными перевозочными документами. С этого дня участники грузоперевозок могут обмениваться документами в электронном виде. Также начинает работу государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), обеспечивающая формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам. Все поступившие в систему ГИС ЭПД электронные документы будут храниться в ней не менее 5 лет.

В настоящее время переход на ЭДО является добровольным. Обязательный переход планируется с 1 января 2023 г.

Кому может быть интересен данный сервис?

• Грузополучатели и грузоотправители
• Логистические компании
• Транспортные компании
• Экспедиторские компании.

Преимущества сервиса "1C-ЭПД":

• Ускорение документооборота
• Возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут
• Доступ к накладной из любой географической точки. Возможность контроля стадии процесса грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД
• Хранение ЭПД в электронном архиве, где можно всегда быстро найти нужный документ
• Экономия на бумаге, офисной технике и доставке документов
• Упрощение проверок: налоговая может получить доступ к электронным документам через ГИС ЭПД.

Как перейти на обмен перевозочными документами в электронном виде и подключиться к 1С-ЭПД?

Чтобы работать в единой системе электронных перевозочных документов, нужно:

• Подключиться к системе и настроить электронный документооборот в программе 1С
• Оформить квалифицированные электронные подписи сотрудникам, которые подписывают транспортные накладные при отправке и получении грузов. Отправить заявление на получение подписи можно из программ 1С с помощью "1С-Подпись"
• Договориться с другими участниками грузоперевозок об обмене электронными документами. Для этого отправить контрагентам приглашение к обмену. Это также можно сделать из программы 1С
• Обеспечить сотрудников, которые будут отгружать, перевозить и принимать грузы, оборудованием: смартфонами/планшетами, подключенными к интернету, чтобы они могли работать с электронными документами.

Как работает обмен электронными перевозочными документами в программах 1С?

Электронный документооборот в грузоперевозках организован через операторов ЭДО, получивших разрешение на деятельность оператора ИС ЭПД. В настоящее время каждый из участников грузоперевозки - грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель – должен быть подключен к сервису 1С-ЭДО через оператора электронного документооборота Калуга-Астрал.

Электронные перевозочные документы должны быть подписаны квалифицированной ЭП. При этом допускается возможность подписания документа водителем простой ЭП, неквалифицированной ЭП или Госключом с последующим подтверждением КЭП представителя перевозчика.

Следующим шагом потребуется включить настройку обмена ЭПД в программе 1С.

В настройках ЭДО конкретного контрагента отмечаем следующее:

• Электронные сопроводительные ведомости
• Электронные заказ-наряды
• Электронные транспортные накладные.

На текущий момент утверждены три XML-формы для ЭПД:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
• Электронный заказ-наряд (ЭЗН)
• Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ).

С 1 марта 2023 г. появится возможность оформления договора фрахтования, путевого листа, заказа/заявки. В дальнейшем перечень электронных перевозочных документов будет расширен.

Также в сервисе есть возможность обмена с контрагентами неформализованными документами и XML-файлами, не являющимися перевозочными: договоры, УПД и прочие.

Процесс обмена электронными транспортными накладными

1. Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе 1С и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
2. Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю. При подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может внести сведения о переадресовке, о замене водителя и (или) ТС.
3. После доставки грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
4. Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки перевозчик может внести сведения о переадресовке (возврате) и замене водителя и (или) ТС. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.

Все операции по созданию документов, их подписанию, обмену, внесению корректировок и дополнительной информации выполняются в программах 1С без переключения в другие программы и без дополнительных обработок. Инструменты для работы с ЭПД являются частью программ 1С, что сделает переход на электронный документооборот для пользователей 1С комфортным и удобным. Логистическим провайдерам и другим компаниям, предоставляющим сервисные услуги участникам рынка грузоперевозок, может быть открыт доступ к программному интерфейсу (API) оператора ЭПД "Калуга Астрал" для интеграции 1С-ЭПД в их информационные системы.

Стоимость подключения к сервису "1C-ЭПД"

Начать работу с 1С-ЭПД можно без предоплаты. В этом случае после начала использования электронных перевозочных документов автоматически активируется тариф "1С-ЭДО. ЭПД" с ежемесячной постоплатой за отправленные титулы по цене 7 руб. за 1 титул.

Титул – это часть составного электронного перевозочного документа, которую заполняет каждый участник при завершении этапа грузоперевозки (таких как подготовка груза отправителем, сверка груза водителем, погрузка, приемка получателем, выдача груза водителем и др.) и отправляет всем остальным участникам.

Участники грузоперевозок также имеют возможность приобрести предоплаченные тарифы 1С-ЭПД на следующих условиях:

*Срок действия каждого предоплаченного тарифа - 12 месяцев.