В наше время существуют современные учетные системы, позволяющие использовать электронный документооборот. Это избавит вас от траты времени на поиск необходимых документов – в учетной системе это занимает несколько секунд! Также в любой момент вы сможете поднять все версии одного документа и сравнить их между собой.
До сих пор есть организации, использующие для этих целей факс. Наиболее распространенный случай – рассылка по электронной почте с вашего ящика индивидуально каждому клиенту. Хорошо, если этих клиентов 10. А если их тысяча? Сколько же это займет времени? Современные технологии позволяют рассылать письма автоматически по большому списку клиентов из ваших учетных программ, нажатием нескольких кнопок. А вы хотите использовать передовые методы работы?
Автоматизация этого процесса в вашей учетной системе существенно упростит вашу жизнь. Вам не придется ходить с бумажным заявлением по всем руководителям и ставить подписи. Всем задействованным лицам придет уведомление о вашем заявлении, а вы увидите результат согласования.
Можно, конечно, по привычке записывать все на листочек и ежедневно переспрашивать подчиненных о выполнении задач, а можно быть крутым продвинутым начальником и автоматизировать раздачу поручений через вашу учетную систему. Таким образом, вы сможете проконтролировать выполнение задач при помощи различных отчетов.
Если вы ежедневно будете составлять краткий отчет о работе с указанием времени, потраченного на определенную задачу, вам будет гораздо проще оптимизировать свои временные затраты. Это поможет выявить задачи, съедающие бОльшую часть времени и, возможно, переоценить приоритет данных задач.
Также это поможет контролировать рабочее время ваших подчиненных.
Собирая общефирменное совещание, вы рискуете потерей клиентов, которые не смогут дозвониться вам в этот момент. Телефонные и интернет-конференции также съедают рабочее время сотрудников. Вы, конечно, можете не использовать первые 2 способа и отправить всем электронную рассылку, но вот вопрос: а как часто ваши сотрудники заходят в почту? 2 раза в день? 5 раз? Все время проверяют почту в ожидании важных писем? Вряд ли это самый оперативный способ оповещения о важных изменениях… На наш взгляд, было бы проще завести процесс в вашей учетной системе и отправить его всем на ознакомление. Таким образом, у сотрудника моментально на рабочем столе всплывет оповещение о новой задаче, и он будет в курсе всех текущих событий. А вы как руководитель сможете проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с вашим сообщением.
