ГК "Sucden"

Sucden — независимый лидер в сфере торговли продовольственными товарами. Компания торгует на крупнейших товарно-сырьевых биржах мира, предлагая самые разные товары и услуги, включая сахар, кофе, какао, этанол, морские грузоперевозки и брокерские услуги по фьючерсам и опционам. Кроме того, компания ведет активную деятельность в сфере сельского хозяйства, а также в области снабжения, переработки, логистики, дистрибуции, стимулирования сферы торговли, финансирования, исследований и управления рисками.

С момента своего основания в 1952 году компания Sucden своей безупречной работой заслужила надежную репутацию. Команда предпринимателей и профессионалов включает 5400 сотрудников в 25 городах мира. Ежегодно производится и отгружается свыше 10 миллионов тонн продовольственных товаров. Глобальная деятельность включает работу в России, Бразилии, Мексике, Индии, Европе, Китае, США и ряде других стран Африки, Азии и Латинской Америки. Головной офис находится в Париже, Франция.

Наша работа с клиентом началась с внедрения "1С:ЗУП" на 2 заводах. По завершению работ планировался проект по внедрению "1С:Документооборот КОРП" на Елецком сахарном заводе.

Для чего нужен был "1С:Документооборот":

1. 1. У клиента огромный перечень кадровых документов. И только часть из них создается в "1С:ЗУП":
• Около 20 видов документов создаются в "1С:ЗУП", их нужно было согласовывать с руководителями на разных уровнях. Проблема в том, что многие из этих руководителей не имели доступа в "1С:ЗУП".
• Есть документы, которые в "1С:ЗУП" не создаются, но тем не менее сотрудники бухгалтерии должны их учитывать и производить по ним начисления.
2. До внедрения "1С:Документооборота" все делалось в бумажном виде. Документы распечатывались, сотрудникам в других городах и странах отправлялись по почте. Далее ожидали согласования, подписания и возврата уже подписанных документов. Все занимало немыслимое количество времени, особенно по документам, отправленным за границу.

Основная цель внедрения Документооборота — перевести все согласования в онлайн и ускорить процессы.

Мы настраивали "1С:Документооборот КОРП" с нуля. Работы проходили в 2 этапа:

1. На первом этапе мы произвели настройку базовых механизмов "1С:Документооборота":
• права пользователей
• структура хранения документов
• процессы согласования и утверждения.
  
  
  
  
2. На втором этапе была настроена бесшовная интеграция "1С:Документооборот КОРП" с "1С:ЗУП".
   
   
   
   

С клиентом решили, что часть кадровых документов удобнее создавать сразу в "1С:Документообороте", а другую часть будем создавать в "1С:ЗУП" и выгружать в Документооборот. 

Процесс согласования документов запускается автоматически:

1. Если документ создан в Документообороте, бухгалтер получает задачу в ЗУПе с прикрепленной формой документа. Он видит его статус и делает начисления.
2. Если документ создан в ЗУПе, он автоматически попадает в Документооборот, проходит там согласование, и бухгалтер получает обратную связь — можно делать начисления.

Раньше приходилось искать всех ответственных за согласование по e-mail, напоминать, ждать. Теперь все участники процесса работают в одной системе, даже находясь в другой стране. Многие используют мобильное приложение и согласовывают задачи в нем.

Немного о доработках:

• Мы дорабатывали статусы документов, создали справочник Сотрудники (в стандартной версии "1С:Документооборот КОРП 2.0" его не было). Это необходимо было для интеграции по НСИ (например, чтобы в реальном времени обновлялись должности и переводы между подразделениями).
• Разработали подробные инструкции для пользователей.