ООО "Капитал"
О компании
"Капитал" — строительная компания с более чем 10-летним опытом работы. Основные направления деятельности: поставка сыпучих стройматериалов (более 1 млн м³ доставлено), аренда спецтехники, вывоз строительного мусора и снега. География охвата — Казань и Республика Татарстан.
Работа до автоматизации
В активе — собственный и привлеченный автотранспорт, регулярные междугородние перевозки.
Ранее управление бизнес-процессами было фрагментированным и трудоемким:
- Заказы поступали через e-mail и Битрикс24 — отсутствовала единая база заказов.
- Учет логистики и затрат велся в Excel — большие сводные таблицы, высокий риск ошибок, низкая оперативность. Как доп. осложнение - каждый менеджер заполнял отчет только по своим клиентам.
- В 1С:Бухгалтерии фиксировались только финансовые операции; данные по доставкам, транспорту и себестоимости заказов не интегрировались и вносились кратко.
- Отсутствовал механизм автоматического учёта расходов по каждому заказу, включая доп. услуги (например, вывоз снега).
- Невозможно было оперативно оценить рентабельность заказа, загрузку техники и эффективность менеджеров.
Выполненные работы:
Мы предложили внедрить 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) как единую информационную систему для управления заказами, логистикой и финансами.
На этапе анализа бизнес-процессов было выявлено ключевое узкое место: значительная часть входящих заказов поступала в виде email-сообщений. Каждое письмо содержало полный набор данных — номенклатуру, объем, цену, адрес доставки и срок отгрузки. Эта информация обрабатывалась вручную.
Мы предложили решение — автоматизировать прием и обработку таких писем прямо в 1С:УНФ.
Был доработан типовой механизм обработки электронной почты:
- Настроена интеграция между корпоративным ящиком и УНФ.
- Разработан алгоритм парсинга писем по заранее заданному шаблону (формат, структура, ключевые поля).
- При поступлении письма система автоматически распознает данные и создает новый заказ клиента с предзаполненными реквизитами:
- контрагент,
- номенклатура,
- количество и единицы измерения,
- цена и сумма,
- адрес доставки,
- дата и время отгрузки.
Заказ формируется в определенном статусе, что позволяет менеджеру быстро проверить корректность данных и перевести заказ в работу — без необходимости вводить информацию с нуля.
Проделана большая работа в части переноса и корректировки данных из предыдущих систем.
Настроили синхронизацию с 1С:Бухгалтерией с небольшими доработками в части документа реализации.
Немного доработали функционал по учету транспорта, адресов доставки, количества рейсов.
Настроили механизм расчета себестоимости с учетом всех расходов по заказу.
С пользователями было проведено обучение по темам:
- Работа с заказами клиентов и поставщиков
- Резервирование товаров
- Расчет себестоимости
- Отчеты по выручке
- Финансовая отчетность с разбивкой по статьям.
| Показатель | Что было | Что стало | Выгода |
|---|---|---|---|
| Учет заказов | Разрозненные источники: почта, Excel, Битрикс24 | Единая система с полной историей заказов, статусами и документами | Полная прозрачность, снижение рисков потери информации |
| Обработка входящих заказов | Ручной ввод из писем — до 20 мин на заказ | Автоматическое создание заказа из e-mail по шаблону | Экономия времени менеджеров — до нескольких часов в неделю |
| Себестоимость заказа | Оценка "на глаз", без детализации затрат | Точный расчет с учетом транспорта, рейсов, доп. услуг | Возможность анализировать рентабельность каждого заказа |
| Логистика и автопарк | Нет четкого учета типов техники, маршрутов, загрузки | Полный контроль: виды машин, адреса доставки, количество поездок | Повышение эффективности использования техники |
| Отчетность | Сбор данных вручную, задержки, несогласованность | Автоматические отчеты по выручке, прибыли, выполнению заказов | Оперативное принятие решений на основе актуальных данных |
| Финансовая интеграция | Дублирование данных между системами | Прямая синхронизация с 1С:Бухгалтерией | Снижение ошибок, ускорение закрытия отчетных периодов |
Результат автоматизации:
- Время обработки заказов, поступающих на почту, сократилось с 20–30 минут до 2–3 минут на проверку.
- Исключены ручные ошибки при переносе данных.
- Обеспечена единая точка учета — все заказы сразу попадают в общую систему.
- Повышен темп реакции на запросы клиентов за счет скорости обработки.
Этот механизм стал примером того, как даже рутинная операция — прием писем — может быть превращена в автоматизированный бизнес-процесс с измеримым эффектом для всей компании.
Итоговый эффект для бизнеса
Удалось повысить операционную эффективность: процессы стали быстрее, точнее, масштабируемее.
Усилился финансовый контроль: теперь руководство видит реальную маржинальность по каждому заказу.
Снизилась административная нагрузка: рутинные задачи автоматизированы, персонал сосредоточен на работе с клиентами.
Произошло укрепление управленческой дисциплины: все процессы стандартизированы, под контролем, измеримы.
Вывод
Автоматизация позволила перейти от ручного, реактивного управления к системному, проактивному подходу.
Компания работает как налаженный механизм — с прозрачностью, предсказуемостью и возможностью роста без потери контроля.