Уничтожение персональных данных в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" (ред. 3)

Согласно требованиям Роскомнадзора (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179) факт уничтожения персональных данных может подтверждаться двумя способами:

1) Актом об уничтожении персональных данных в случае, если обработка персональных данных проводилась без использования средств автоматизации (т.е. вручную);

2) Актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе в тех ситуациях, когда обработка персональных данных осуществлялась при помощи компьютеров.

Данные требования вступили в силу с 1 марта 2023 года. В релизах ЗУП такая возможность теперь тоже есть, начиная с релизов 3.1.23.812 / 3.1.27.23.

Для работы с данным функционалом необходимо установить флажок "Уничтожать персональные данные" в настройках администрирования (Администрирование - Настройки пользователей и прав - Защита персональных данных). Далее в поле "Уничтожать данные уволенных сотрудников через" указать нужное количество лет. Автоматического удаления персональных данных происходить не будет, факт уничтожения необходимо фиксировать вручную.

После включения такой возможности в разделе "Кадры" будет доступна встроенная обработка "Уничтожение персональных данных" и документ "Акты об уничтожении персональных данных" с печатными формами акта и выгрузкой из журнала.

Обработка по уничтожению данных включает в себя два раздела: сроки хранения и акты об уничтожении персональных данных.

В раздел "Сроки хранения" попадают физические лица, на которых не введены документы по обработке персональных данных (выделено красным цветом), а также уволенные сотрудники с рассчитанным сроком хранения согласно настройке, описанной выше (с истекшим сроком – красным цветом, с будущим сроком – черным).

Для наглядности можно поставить флажок "Показывать только с истекшим сроком хранения", тогда в табличную часть будут выводиться данные, по которым истек срок хранения или не введено согласие на обработку.

Из этого же раздела можно сформировать акт об уничтожении данных по кнопке "Создать акты" с указанием причины, способа уничтожения и ответственного за обработку данных.

Созданные акты будут отражены во втором разделе обработки.

Помимо этого акты об уничтожении можно создавать и с помощью документа из журнала "Акты об уничтожении персональных данных".

Важно! После проведения акта персональные данные физического лица будут безвозвратно уничтожены, а ФИО субъекта превратится в комбинацию в виде буквенно-цифрового кода. Такая комбинация по физическому лицу будет отражаться как в отчетах, так и в документах.

Печатные формы акта и выгрузку из журнала регистраций событий можно распечатать на основании проведенного документа - акта об уничтожении. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому можно разработать свою форму или применять форму от разработчиков 1С.