Формирование резервов по отпускам в бюджетном учреждении на базе программного продукта "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0"

В письме министерства финансов РФ №02-07-07/28998 от 20.05.2015 г. расписан порядок формирования и отражения оценочных обязательств по оплате отпусков. В соответствии с положениями Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России 89н от 29.08.2014, предусмотрено формирование в бухгалтерском (бюджетном) учете информации о сформированных резервах предстоящих расходов в сумме отложенных обязательств, которые отражаются на счете 040160000 "Резервы предстоящих расходов".

Резервы формируются в целях формирования полной и достоверной информации об обязательствах публично-правового образования (государственного (муниципального) учреждения) по методу начисления, предусматривающему отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения, в том числе для расчета налога на прибыль организаций.

Детализация счета 040160000 "Резервы предстоящих расходов" осуществляется субъектом учета в рамках формирования его учетной политики. Пример детализации плана счетов приведен в приложении 1 к письму министерства финансов РФ №02-07-07/28998 от 20.05.2015 г.

Операции по формированию резервов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

• Д 401.20 (109.хх) К 401.60 - формирование резервов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время), на фактически произведенные расходы, по которым в срок не поступили документы (по приобретаемым услугам связи, коммунальным услугам и т.д.), на ремонт основных средств, на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание, для оплаты обязательств, по предъявленным в адрес учреждения претензиям, в том числе оспариваемым в судебном порядке, а также иных резервов, предусмотренных в рамках формирования учетной политики субъекта учета.

Операции по использованию резервов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

• Д 401.60 К 302.хх (303.хх) - начисление расходов (расчетов по обязательствам), на которые был ранее образован резерв.

Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов

№ п/п	Содержание операции	Номер счета
		дебет	кредит
1	2	3	4
1	Формирование резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время: по выплатам работникам по страховым взносам	040120211 (010961211) 040120213 (010961213)	040161211 040161213
2	Отражение в учете расходных обязательств по формированию резервов на оплату отпусков*: по выплатам работникам по страховым взносам	150193211 050690211 150193213 050690213	150299211 050299211 150299213 050299213
3	Начисление оплаты отпуска за проработанное время (компенсации за неиспользованный отпуск): - за счет резерва	040161211 040161213	030211730 0303ХХ730
	- в случае если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва)	040120211 (010961211) 040120213 (010961213)	030211730 0303ХХ730
4	Отражение в учете расходных обязательств по выплатам начисленных отпусков (компенсации за неиспользованный отпуск), производимых за счет ранее созданного резерва. Одновременно производится уменьшение ранее отраженных обязательств методом "красное сторно"	150113211 050610211 150113213 150610213	150211211 050211211 150211213 150211213

*Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва), или бухгалтерской записью, оформленной по способу «Красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва).

Формирование резервов (отражение в учете отложенных обязательств) осуществляется на основе оценочных значений. Порядок и методы формирования оценочного значения зависят от вида создаваемого резерва и устанавливаются учреждением в рамках формирования его учетной политики. Пример определения оценочного значения по отложенным обязательствам по оплате накапливаемых отпусков (создаваемому резерву на оплату отпусков за фактически отработанное время) приведен далее:

Определение оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из данных количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно), как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время, на дату расчета, и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

1. Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков определяется по одной из следующих методик.

1.1. Расчет производится персонифицировано по каждому сотруднику:

Резерв отпусков = К*ЗП, где

• К - количество неиспользованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
• ЗП - среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

1.2. Расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом:

Резерв отпусков = К*ЗПср, где

• К - общее количество неиспользованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
• ЗПср - средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

1.3. Расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв = К1 *ЗПср1+К2*ЗПср2+КЗ*ЗПср3, где

• К1, К2, КЗ - количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала),
• ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 - средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

2. Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.

2.1. Сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана по каждому работнику индивидуально:

Резерв стр.взн.= К*ЗП*С; в среднем по учреждению:

Резерв стр.взн.= К*ЗПср*С; или по каждой категории работников (группе персонала):

Резерв стр.взн = (К1*ЗГ1ср1+К2*ЗПср2+КЗ*ЗПср3) *С, где С - ставка страховых взносов.

2.2. Сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемых в Фонд социального страхования Российской Федерации на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Рассмотрим пример формирования резерва отпусков на примере программного продукта "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0"

В карточке организации настраивается метод формирования: нормативный метод или метод обязательств (МСФО).

Обязательства формируются в новом документе "Начисление оценочных обязательств по отпускам".

В документе указываем период и нажимаем кнопку Заполнить.

Документ заполняется автоматически. На его закладках представлены данные:

"Оценочные обязательства текущего месяца": итоговые сводные данные для передачи в бухгалтерскую программу, в разрезе подразделений и способов отражения;

"Оценочные обязательства (по сотрудникам)": эти же данные представлены в разрезе сотрудников. Они могут использоваться для контроля итоговых сумм;

"Расчет оценочных обязательств по отпускам": данные, исходя из которых в документе произведен расчет обязательств. Состав используемых при расчете данных зависит от того, какая методика выбрана.