Инструкция по настройке отчетов в пользовательском режиме на примере "1С:ЗУП" ред. 3

ПРОСТАЯ НАСТРОЙКА

Простая настройка вызывается через кнопку Настройки, в отчете можно установить отборы, например, подразделение, должность, сотрудник. В каждом отчете они могут быть разные.

РАСШИРЕННАЯ НАСТРОЙКА ОТЧЕТОВ

Расширенную настройку отчетов можно включить через кнопку Настройки - Вид - Расширенный.

Поле "Отборы". Расширенная настройка отборов позволяет добавлять/удалять отборы, редактировать существующие.

Представлена в виде таблицы со следующими полями:

• Поле – поле, по которому производится отбор.
• Условие – вариант отбора, возможные значения:

1. Равно – отбор только по выбранному значению поля;
2. Не равно – отбор по всем значениям поля, исключая выбранное;
3. В списке – отбор по списку значений поля;
4. Не в списке – отбор по всем значениям поля, исключая выбранный список;
5. В группе – отбор по всем значениям поля, входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Равно);
6. Не в группе – отбор по всем значениям поля, не входящим в выбранную группу (если выбран элемент, аналогично условию Не равно);
7. В группе из списка - отбор по всем значениям поля, входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию В списке);
8. Не в группе из списка - отбор по всем значениям поля, не входящим в группы из выбранного списка (если выбраны только элементы, аналогично условию Не в списке);
9. Заполнено – отбор по всем непустым значениям поля;
10. Не заполнено – отбор по всем пустым значениям поля;

• Значение – значение отбора (элемент, группа или список).
• "Звездочка" - расположение отбора, возможные значения:

1. В шапке отчета – отбор будет отображаться на форме отчета в быстрых отборах;
2. Только флажок в шапке отчета - отбор будет отображаться на форме отчета в быстрых отборах, но без возможности выбора значения, можно будет выбрать только его активность;
3. В настройках отчета – отбор будет отображаться в настройках отчета (даже в простом режиме);
4. Только флажок в настройках отчета - отбор будет отображаться в настройках отчета (даже в простом режиме), но без возможности выбора значения, можно будет выбрать только его активность;
5. Не показывать – отбор будет отображаться только в расширенном режиме настроек.

• Заголовок – название отбора в панели быстрых отборов и в простом режиме настроек.
• Кроме того, в подменю Еще есть пункт "Сгруппировать отборы". Он позволяет объединять отдельные отборы по условиям "И" (группа срабатывает, если срабатывают все отборы вместе), "ИЛИ" (группа срабатывает, если срабатывает один из отборов), "НЕ" (обращает действие отборов). Для группировки необходимо выделить несколько нужных отборов и нажать "Сгруппировать отборы". Для отмены группировки необходимо выбрать группу и нажать "Разгруппировать".

Например, чтобы вывести отбор по виду занятости, входим в расширенную настройку – Добавить отбор – В поле Работа выбираем Вид занятости.

Условие = В списке (выбираем вид занятости "Основное место работы" и "Внутреннее совместительство").

В настройках "Звездочка" выбираем показывать в Шапке отчета.

Заголовок - Занятость сотрудника.

После всех настроек можно устанавливать данный отбор на форме отчета.

Вкладка "Поля и сортировки". Позволяет выводить в отчет необходимые поля из доступных, а также настраивать сортировки колонок отчета. На вкладке находятся 2 таблицы:

Таблица полей – содержит поля, предназначенные для вывода в отчет. Поля, входящие в группировки, указывать не нужно, они всегда попадают в отчет. Необходимо указать требуемые реквизиты, а также, если выбрана группировка "Детальные записи", те поля детальных записей, которые пользователь хочет видеть в отчете. Поля не дублируются, т.е. если пользователь добавил поле в группировку и потом выбрал его на вкладке "Поля", оно выведется только один раз – в группировке.

Если в таблице Полей нет необходимого поля, его можно добавить через соответствующий пункт меню. Например, добавим поле Должность и Подразделение в настройки отчета.

Данные поля можно сгруппировать: удерживаем Shift на клавиатуре, выделяем две позиции (Должность и Подразделение) – Еще – Сгруппировать.

Указываем заголовок и Расположение.

Получаем данные в отчете, сгруппированные по этим полям.

Таблица сортировок – содержит поля, по которым необходимо сортировать результат. Необходимо отметить, что группировка, содержащая одно поле, автоматически сортируется по этому полю. Данная настройка актуальна для группировок по нескольким полям и для детальных записей. В этой же таблице выбирается направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

В таблице сортировок через кнопку Добавить устанавливаем Вид занятости – По возрастанию. Стрелочками Вверх и Вниз можно установить приоритет, в нашем примере в приоритете будет Вид занятости, а потом будет идти сортировка по ФИО.

Вкладка "Оформление". Задание условного оформления полей отчета. Условное оформление позволяет отформатировать любую ячейку отчета. Набор строк для форматирования задается отбором (аналогично отборам отчета), набор колонок задается списком конкретных полей. При добавлении или редактировании элемента условного оформления появляется окно его настроек. В верхней части окна содержится поле "Заголовок", содержащее наименование элемента. Окно содержит следующие вкладки:

• Оформление – задание оформления полей (шрифт, границы, цвета, ширина ячеек, видимость).
• Условие – позволяет задавать строки отчета, к которому применяется оформление. Аналогично отбору отчета с теми же колонками и поведением.
• Оформляемые поля – выбор колонок отчета, к которым будет применяться условное оформление.
• Дополнительно – область использования условного оформления.

Например, настроим выделение сумм меньше 1000,00 руб.

Цвет текста выбираем красный.

На закладке Условие проставляем "сумма меньше 1000,00 руб.".

Получаем отчет в таком виде.

Также можно настраивать отчет в целых числах, установив в оформлении следующие настройки: Формат – Точность = 0.

Получаем отчет в целых числах.

Вкладка "Структура". Формирование структуры отчета: горизонтальные, вертикальные группировки измерений, иерархия. 

Работа с группировками позволяет выводить данные отчета иерархически, получать итоги по разрезам аналитики в вертикальном и горизонтальном измерениях. Группировать данные можно несколькими способами:

• Группировка – создание отдельных группировок с необходимой иерархией. Итоги по простым группировкам строятся вертикально.
• Таблица – дает возможность строить группировки в двух направлениях: вертикально и горизонтально. Таблица состоит и строк и колонок, которые, в свою очередь, включают в себя простые группировки. Группировки, входящие в строки, формируют вертикальную иерархию и итоги, в столбцы – горизонтальную. Использование таблиц позволяет формировать сложные сводные таблицы с различной аналитикой.
• Диаграмма – позволяет отображать содержимое отчета графически в виде диаграмм различного вида.

При создании или редактировании новой группировки открывается окно настроек.

Окно состоит из следующих вкладок:

• Состав группировки – выбор полей, по которым группируются итоги.
• Поля и сортировки – настройка выводимых полей и сортировки для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом. При выборе "Авто" будут использованы настройки, сделанные для отчета.
• Отборы – настройка отборов для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом.
• Оформление – настройка условного оформления для данной группировки. Настройка аналогична настройке для отчета в целом.

Настроим отчет "Полный свод начислений, удержаний и выплат" не в разрезе начислений, а в разрезе сотрудников только по начисленным суммам. Сначала уберем из отчета суммы Удержаний/Выплат и сальдо. Заходим в Расширенные настройки отчета – Еще – Прочее – Изменить вариант отчета. В блоке Строки снимаем все галочки, кроме той, что указана на картинке. В поле Отбор оставляем только отбор по группе Начислено.

Далее в расширенных настройках ниже уровня Группа добавляем сотрудника, а галочку с поля Вид расчета снимаем.

Сохранение настроек отчета. Любые настройки отчета можно сохранить. Нажимаем на дискету – Сохранить вариант отчета.

При сохранении можно указать, кому будет доступен данный отчет – только автору или всем пользователям, и место - в каком разделе программы будет доступен отчет.

Копирование настроек отчета. Настройки отчета можно скопировать, например, для переноса в другую базу. Сделать это можно через меню Еще – Прочее – Изменить вариант отчета.

Далее нажимаем – Еще – Сохранить настройки или Загрузить настройки.