Как составить график отпусков в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 2.5

Порядок заполнения графика отпусков

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). 8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. 10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Заполняем график отпусков в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 2.5

График отпусков в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 2.5 можно заполнить через документ "График отпусков": закладка "Кадровый учет" на рабочем столе – График отпусков.

В открывшемся окне создаем новый документ.

Заполняем документ. Это можно сделать несколькими способами:

- через кнопку "Добавить" добавляется по одному сотруднику,

- кнопка "Заполнить" удобна, когда документ "График отпусков" заполняется по отдельным подразделениям,

- через кнопку "Подбор" можно выбрать нескольких сотрудников.

После заполнения документа можно сформировать печатную форму Т-7.

Или График отпусков (Печать – График отпусков).

График отпусков, зарегистрированный в программе, может использоваться для автоматического заполнения документа "Отпуска организаций", с помощью которого оформляется приказ на отпуск.

Для заполнения табличной части документа "Отпуска организаций" списком работников, необходимо в форме документа воспользоваться кнопкой "Заполнить" - "По графику отпусков" и задать период анализа графика отпусков.