Как узнать, кто и как изменил документ в 1С

Для того чтобы отслеживать, что и кем именно было изменено в базе, необходимо настроить хранение истории изменений объектов, по-другому - версионирование.

Итак, включить настройку можно в разделе Администрирование - Общие настройки.

При этом стоит обратить внимание на то, что хранение истории по всем объектам приведет к увеличению объема базы, что значительно замедлит работу с функционалом 1С. Прежде всего, рекомендуется определить, историю каких объектов мы хотим видеть, и после этого произвести соответствующие настройки.

Рассмотрим предлагаемые настройки:

1. "Установить, когда сохранять версии" предполагает сохранение новой версии никогда, при записи, при проведении и по умолчанию.

"По умолчанию" предусматривает:

- для "Справочников" - никогда;

- для "Документов" - при проведении;

- для "Бизнес-процессов" - при старте.

2. "Установить срок хранения версий".

Рекомендуется срок хранения указывать не более чем "за последние три месяца", поскольку это сказывается на быстродействии базы.

Две вышеописанные настройки выполняются сразу для всех объектов базы, а целесообразнее, конечно же, выполнять только для нужных объектов.

Предположим, мы хотим видеть историю изменения по банковским документам, тогда в настройках версионирования для документов "Поступление на расчетный счет" и "Списание с расчетного счета" при нажатии правой кнопки мыши устанавливаем вариант и срок хранения истории версий.

После указания настроек в банковских документах появится новый значок "Перейти к истории изменения".

При каждом нажатии "Провести" будет сохраняться новая запись с изменениями. Чтобы сравнить версии, необходимо их выделить через кнопку CTRL и нажать "Сравнить".

Отчет об изменениях показывает заполнение документа по двум версиям и выделяет цветом различия.

Как мы видим, пользователь Главный бухгалтер изменил в документе договор, ставку и сумму НДС. Скорее всего, в версии №2 пользователь ошибся с выбором договора.

Таким образом, история изменения объектов помогает отслеживать, кем, когда и какие изменения были внесены, и тем самым контролировать и впоследствии исправлять ошибки пользователей.