Чтобы товар попал в расходы на упрощенке, должны быть выполнены 3 условия:
- Товар должен быть оприходован
- Товар должен быть оплачен
- Товар должен быть реализован.
Причем порядок не принципиальный. Сначала может прийти оплата, потом поступление, потом реализация. Или поступление - реализация - оплата. Любая комбинация работает. Единственное, чего быть не может: реализация раньше оприходования. Но на практике это одна из распространенных ошибок.
Для отслеживания статусов оплаты у 41.01 счета есть субконто №3 – "Партии". Если в ОСВ по 41.01 на этом субконто видите многоточие <…>, значит реализация или перемещение прошли, а количественного остатка товара на складе на момент проведения еще не было. Исправить это легко: меняем время документа "Поступление (акт, накладная)" на 00:00:00, либо у "Реализации" / "Отчета о розничных продажах" ставим время позже, чем у поступления.
А вот для контроля статусов оплаты товаров в 1С:БП как раз и нужен регистр накопления "Расходы при УСН".
Смотрим на скрин: по статусу оплаты видно, что документ поступления — это только п. 1 в цепочке. Товар пришел от поставщика, но ни оплаты, ни продажи пока нет.
Другая ситуация: оплату за товар провели раньше, чем поступление. Тогда документ поступления делает зачет задолженности, и движения по регистру идут так:
Приход со статусом "Не списано, не оплачено", тут же расход по этому статусу и приход уже по статусу "Не списано". Если оплата или зачет частичные, количество между статусами распределяется пропорционально. То есть в расходы попадет только та часть реализованного товара, которая реально оплачена.
Рассмотрим возможные статусы оплаты на какой стадии жизни товара они возникают:
Не списано – товар оприходован, оплачен, но не реализован. Т.е. он находится на складе.
Не оплачено – товар оприходован, продан, но не оплачен. Т.е. на складе товара уже нет, но в расходы он еще не включен.
Не распределено, "Не списано, не распределено" – история про входящие услуги, в нашей статье не рассматривается.
Не списано, не оплачено – товар оприходован, не оплачен, не реализован и находится на складе.
Не оплачено покупателем и "Не оплачено, не оплачено покупателем" – статусы используются, если в учетной политике включена дополнительная опция принятия товара к расходам после оплаты покупателем.
Не списано, принято – статус, который используется для учета материалов, оплаченных, принятых к расходам УСН, но еще не списанных со склада.
Понимая значения статусов, мы можем настроить универсальный отчет для сверки данных налогового учета УСН и бухгалтерского учета.
Рассмотрим пример.
Берем сальдо по ОСВ 41.01 и сравниваем с универсальным отчетом, настроенным определенным образом. Суммы сошлись — значит принятие к расходам идет корректно. Не сошлись — скорее всего, кто-то корректировал бухучет документом "Операция", а спецрегистры накопления не тронул.
Настроим универсальный отчет следующим образом:
В ОСВ по 41.01 данные выводятся без НДС.
Видим расхождения, следовательно, были ручные операции.
Универсальный отчет можно фильтровать по другим статусам и смотреть обороты в разрезе каждого.
Но настроить универсальный отчет так, чтобы он один в один совпал с "Анализом УСН" в части товаров, не выйдет. Такой отчет необходимо разрабатывать.
