Что делать, когда заработная плата отражается в КУДИР некорректно

Немного теории:

Для принятия заработной платы к расходам на упрощенке должны быть выполнены 2 условия:

1. Она должна быть начислена
2. Она выплачена.

Очередность пунктов не важна, в КУДИР сумма встанет по дате последнего события.

Если зарплату считаем в 1С:ЗУП, то для корректного учета УСН критично выгружать документ "Отражение зарплаты в бух. учете" в разрезе сотрудников. А сами выплаты делать строго на основании загруженных ведомостей.

По законодательству заработная плата выплачивается 2 раза в месяц: аванс и окончательный расчет. Обычно окончательный расчет выплачивается в период с 1 по 15 число следующего за отчетным месяцем. Аванс выплачивается в период с 15 по 30 число текущего месяца.

При такой схеме выплаты в КУДИР появляется 2 записи:

1. Выплата остатка заработной платы - регистратор "Выплата наличных" либо "Списание с расчетного счета".
2. Выплата аванса - регистратор "Отражение заработной платы".

С введением ЕНС пропала возможность отслеживать НДФЛ отдельно по каждому налогу. Теперь он принимается к вычету вместе с выплатой зарплаты. Другими словами, к расходам УСН принимается не выплаченная заработная плата, а начисленная!

Из-за этого в специфических ситуациях (например, при переходе на УСН с другого режима или если раньше учет вели некорректно) нужно брать анализ и вручную править регистры накопления.

Порядок действий:

1. Сформировали КУДИР, нашли строку с зарплатой и видим, что сумма в расходах не равна сумме выплаты плюс НДФЛ из ведомости. Значит, смотрим регистры.

2. Формируем отчет "Анализ учета по УСН".

Разворачиваем блок "Оплата труда" и сравниваем отчет с Оборотно-сальдовой ведомостью 70 счета. Анализ начинаем с начала года, т.е. с января.

На скриншоте видна классическая картина: по анализу 70 счета сальдо на начало года есть, а в "Анализе состояния налогового учета по УСН" его нет.

Напомним, что учет этих операций ведется на двух регистрах накопления (РН): "Прочие расчеты" и "Расходы при УСН".

3. Формируем Универсальный отчет по этим двум регистрам по одному "контрольному" физическому лицу:

Для РН "Расходы при УСН" ставим отбор: "Элемент расхода" = справочник "Физические лица" - выбираем нашего сотрудника.

Для РН "Прочие расчеты" отбор такой: "Контрагент" = справочник "Физические лица" - то же самое физлицо.

Результат формирования отчетов:

Видим, что начального сальдо нет (в отличие от ОСВ 70). При этом сальдо на начало и на конец по регистрам совпадают. Единственное отличие — сальдо по РН "Прочие расчеты" уходит в минус. Это нормально, так и должно быть.

4. Теперь нужно вручную ввести начальные остатки по регистрам. Делаем это документом "Операция". Дата документа — 31 декабря прошлого года. Если период закрыт и стоит дата запрета редактирования, ее нужно временно снять. Править будем только Регистры накопления, на баланс / расчет себестоимости / закрытие месяца это не повлияет. Когда закончим, в закрытии месяца за декабрь нужно будет отменить необходимость перепроведения документов и вернуть дату запрета на место.

В документе "Операция" нажимаем "Еще" - "Выбор регистров" и галочками отмечаем "Прочие расчеты" и "Расходы при УСН".

Настраиваем движения:

Для регистра "Прочие расчеты":

• Вид движения: Приход
• Счет учета: 70
• Контрагент: справочник "Физические лица" - нужное физлицо
• Расчетный документ: сама эта "Операция" (можно было бы взять "Отражение з/п" за декабрь, но если сальдо избыточное и его надо уменьшать, выбирайте документ, который это сальдо создал).
• Сумма: сальдо по 70 счету со знаком минус.

Для регистра "Расходы при УСН":

Тут авансы не регистрируются, работаем только с кредитовым сальдо по 70 счету.

• Вид движения: Приход
• Статусы оплаты расходов: Не оплачено
• Расчетный документ: тот же, что и в "Прочих расчетах"
• Вид расхода: Зарплата
• Элемент расхода: Физическое лицо
• Отражение в НУ: зависит от ситуации. Если был переход на УСН — ставим "не принимаются". Если перехода не было и мы просто корректируем регистры — "принимаются".
• Сумма: кредитовое сальдо по 70 счету.

5. Формируем отчеты по РН после того, как внесли начальное сальдо и перепровели документы за месяц по этому сотруднику.

Сравним РН "Прочие расчеты" до и после:

• Появилось начальное сальдо, которое образовал документ "Операция".
• "Выдача наличных" от 15 января (выплата остатка з/платы за декабрь) пропала из отчета, потому что ушла на погашение начального сальдо.
• "Выдача наличных" от 30 января (аванс) висит в той же сумме.
• "Отражение заработной платы" увеличило свое сальдо.
• Суммовые остатки по регистрам сошлись.

6. Переформируем отчет "Анализ расходов УСН" и сравним его с ОСВ 70 счета.

• Появилось начальное сальдо
• "Начислено Всего" и "в т.ч. Принимаемые" не изменились.
• "Выплачено" — сумма поменялась. По факту были выплаты 2011 и 2929. Но так как был переход с Патента на УСН, начисление за прошлый период мы в расходы брать не стали, поэтому считаем выплату без НДФЛ. Берем выплату 2011 и 3366 (потому что НДФЛ с выплаченного аванса составил 437 руб.).
• Смотрим "Долг по зарплате". В Анализе он 9 258 руб., в ОСВ — 8 054 руб. Разница 1 204 руб.

Считаем математику, чтобы убедиться: Всего начислено 12 624, НДФЛ с этой суммы 1 641. Выплачен аванс 2 929 + 437 (НДФЛ).

12 624 – 3 366 = 9 258.

В том числе НДФЛ: 1 641 – 437 = 1 204. Все сходится.

7. Теперь по такой же схеме нужно поправить начальные остатки по всем остальным физлицам.

Документы "Выплаты" и "Отражения з/п" перепроводим строго в хронологической последовательности. Держим под контролем "Универсальные отчеты" за каждый месяц до текущей даты. В настроенных отчетах не должно быть никаких разбежек по документам: сальдо должно быть только с одним знаком и числиться строго за последним документом месяца.