Заявка на расходование денежных средств в "1С:ERP", "1С:Комплексная автоматизация", "1С:Управление торговлей"

В организациях может возникнуть потребность в контроле за расходом денежных средств. Для этих целей возможно использовать документ "Заявка на расходование денежных средств" в конфигурациях "1С:ERP", "1С:Комплексная автоматизация", "1С:Управление торговлей", с помощью которого можно будет спланировать и контролировать расходы денежных средств предприятия. Выполним следующие настройки в программе: в разделе "НСИ и администрирование", в группе "Настройка НСИ и разделов", в пункте "Казначейство и взаиморасчеты" устанавливаем галочку: "Заявки на расходование денежных средств".

При использовании "Заявок на расходование денежных средств" появляются дополнительные настройки в банковских счетах организации и кассах организации.

Если в кассе организации снята галка "Разрешить выдачу денежных средств без заявок на оплату", то расходные кассовые ордера не могут быть созданы без заявок. Если галочка стоит, то расходный кассовый ордер может быть создан как на основании заявки, так и без заявки.

Если рассматриваем банковский счет организации, то там ситуация аналогичная, без установленной галочки в "Разрешить списание денежных средств без заявок на оплату" отсутствует возможность создания документов списания с расчетного счета без заявки, загрузка банковских выписок не будет создавать документы списания безналичных денежных средств.

Создаем документ "Заявка на расходование ДС": раздел "Казначейство", группа "Планирование и контроль денежных средств", пункт "Заявка на расходование денежных средств".

По кнопке "Создать" необходимо выбрать нужный вид операции документа, например, Оплата поставщику, Выдача подотчетнику, Перечисление налогов и взносов и т.д.

Заявку на расходование денежных средств также можно создать из документов, нажав "Создать на основании". Такими документами могут быть: "Заказ поставщику", "Приобретение товаров и услуг", "Приобретение услуг и прочих активов".

Когда "Заявка на расходование денежных средств" создается на основании существующего документа, который формирует задолженность нашей организации перед контрагентом, то происходит автоматическое заполнение реквизитов, таких как Организация, Подразделение, Получатель, Объект расчетов, Основание платежа и т.д. В заявку автоматически подставляется сумма задолженности в реквизит "Сумма". При оформлении документа "Заявка на расходование денежных средств" на примере вида операции документа "Оплата поставщику" заполняем все реквизиты документа.

На закладке "Основное":

Организация - необходимо выбрать из предложенного списка организаций с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле (требуемое значение будет предложено для выбора).

Подразделение - из справочника "Структура предприятия" необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.

Заявитель – лицо, сделавшее запрос на расход денежных средств.

Планирование - по умолчанию устанавливается "В валюте платежа".

Сумма - указывается сумма требуемого платежа.

Дата платежа - указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.

Форма платежа – безналичными денежными средствами или наличными. Если безналичные, то по заявке можно оформить документ "Списание с расчетного счета"; если наличными, то документ "Расходный кассовый ордер". На вкладе "Распределение по счетам" в зависимости от выбранной формы можно указать вариант списания: с расчетного счета или из кассы.

Получатель - указывается поставщик из справочника "Контрагенты", которому необходимо произвести оплату.

Счет получателя - при выборе "Получателя" автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком "Счете на оплату" указан иной счет, необходимо выбрать требуемый из справочника "Банковские счета".

По команде "Заполнить" происходит заполнение назначение платежа.

"Перечисление в бюджет" – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

На закладке "Расшифровка платежа" указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем. Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения, при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.

1) Объект расчетов - можно указать "Договор с контрагентом" или согласованный документ "Заказ поставщику", а также "Приобретение товаров и услуг" или "Приобретение услуг и прочих активов".

2) Поставщик - поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника "Партнеры", указанный в соответствующем поле объекта расчетов. Доступно в том случае, когда партнеры и контрагенты ведутся независимо.

3) Сумма взаиморасчетов - устанавливается автоматически при проведении документа.

4) Ставка НДС.

5) Статья ДДС - указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.

На закладке "Распределение по счетам" указывается банковский счет организации или касса организации, с которых необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным, указанным на вкладке "Основное".

Документ проводится в статусе "Не согласована", статус меняется в процессе согласования. Если документ согласован, то рядом со статусом выходит имя пользователя, согласовавшего документ. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается "Средний".

Документ "Заявка на расходование денежных средств" может находиться в разных статусах:

"Не согласована" – Заявка формируется.

"Согласована" – Заявка включена в план платежей.

"К оплате" – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.

"Отклонена" – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.

После прохождения всех этапов согласования документу "Заявка на расходование ДС" будет присвоен статус "К оплате".

Для того, чтобы увидеть, какие заявки на расходование денежных средств находятся в статусе "К оплате", обратимся к отчету "Заявки к оплате". Данный отчет можно найти в разделе "Казначейство", группа "Отчеты по казначейству", пункт "Заявки к оплате".

Отчет содержит данные по контрагентам, валюте, заявкам, назначениям, получателю и плательщику. В данном отчете можно проконтролировать, оплачена ли заявка, вовремя или нет.

В разделе "Казначейство" – "Планирование и контроль денежных средств" есть рабочее место по согласованию "Заявок на расходование денежных средств". Рабочее место позволяет быстро и массово согласовывать заявки различных пользователей и подразделений.

Из документа "Заявка на расходование денежных средств" в зависимости от выбранной формы оплаты можно создать на основании документы "Списание безналичных денежных средств", "Расходный кассовый ордер". Созданные на основании документы будут заполнены данными, которые содержались в заявке. Например, документ "Списание безналичных денежных средств".