Обмен между конфигурациями "1С:Зарплата и Управление Персоналом" и "1С:Бухгалтерия предприятия"

Отражение операций по начислению зарплаты, налогов и взносов с выплат в пользу работников на счетах бухгалтерского учета в "1С:Зарплата и Управление Персоналом" производится с помощью документа "Отражение зарплаты в регламентированном учете".

С целью описания бухгалтерских проводок в "1С:Зарплата и Управление Персоналом" используется справочник "Способы отражения зарплаты в регламентированном учете".

Для конкретного "способа отражения в учете" указывается корреспонденция счетов и значения аналитики для бухгалтерского и налогового учета.

Так как для ведения БУ и НУ в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом" используется план счетов и виды субконто, полностью идентичные плану счетов и видам субконто типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия 8", то значения субконто могут передаваться из "1С:Бухгалтерии 8" с помощью специализированных обработок.

* Операция загрузки данных является необратимой, до выполнения загрузки рекомендуется сохранить резервную копию информационной базы программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" (Конфигуратор - Администрирование - Выгрузить информационную базу).

С помощью данной обработки выгруженную информацию необходимо загрузить в "1С:Зарплата и Управление Персоналом" (Сервис - Обмен данными - Универсальный обмен данными - закладка "Загрузка данных").

После окончания загрузки данных в соответствующие справочники можно переходить к описанию необходимых для ведения учета "способов отражения зарплаты в регламентированном учете".

*При настройке можно не заполнять значения для отдельных видов аналитики:

1. Подразделение - автоматически устанавливается подразделение организации, по которому произведено начисление работнику;

2. Работники организации - автоматически заполняется ссылкой на справочник Физические лица: указывается физическое лицо, по начислениям/удержаниям которого формируются проводки;

3. Вид начислений оплаты труда - подбирается по значению реквизита Вид расхода по ст.255 НК РФ вида расчета начисления.

Способы отражения в учете назначаются:

1. В целом для организации (по умолчанию) (подменю Предприятие – Организации - Бухучет зарплаты - Задать бухучет зарплаты для организации)

2. Для подразделений организаций - если необходимо, чтобы указанным способом учитывались расходы на оплату труда всех или большинства работников этого подразделения  (подменю Предприятие - Подразделения организаций - Бухучет зарплаты - Задать бухучет зарплаты сотрудников подразделения)

3. Для отдельных работников организаций - если необходимо, чтобы заработок отдельных работников учитывался отличным от указанного для подразделения способом отражения (производится с помощью документа "Учет основного заработка сотрудников организации в регламентированном учете")

4. Для отдельных видов начисления - если необходимо, чтобы расходы по этому начислению учитывались одинаковым способом отражения для всех работников организации, независимо от способов отражения, заданных для подразделений или отдельных работников (настройка производится на закладке Бухучет и ЕНВД формы вида расчета)

5. Для "работник + вид начисления" - если требуется, чтобы конкретное начисление конкретного работника было учтено особым способом, независимо от прочих выполненных настроек (с помощью документа «Ввод сведений о регл. учете плановых начислений сотрудников организаций»).

* При автоматическом формировании бухгалтерских проводок назначенные "способы отражения" будут подбираться "снизу-вверх" (от вида "работник+вид начисления" к "организации").

По умолчанию страховые взносы, пособия за счет работодателя отражаются на счетах затрат по той же статье затрат, что и начисления, с которых произведен расчет.

* Пользователь может самостоятельно настроить Соответствие вида статьи затрат статье затрат начисления и статье затрат, на которой необходимо отразить страховые взносы, долю пособия за счет работодателя (для этого используется "Регистр Сведения о соответствиях статей затрат отражения зарплаты в учете") (меню Расчет по организациям - Учет зарплаты - Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл.учете).

Порядок настройки соответствия следующий:

Указывается вид статьи затрат, далее задается статья затрат начисления, подмену которой необходимо произвести, и статья затрат, на которую необходимо заменить. Если не указать статью затрат начисления, то все страховые взносы, относящиеся к заданному виду статьи затрат, будут отражаться по статье затрат, указанной в колонке "Статья затрат".

ФОРМИРОВАНИЕ ОТРАЖЕНИЯ БУХ.ПРОВОДОК

После начисления заработной платы, начисления страховых взносов, с целью формирования бухгалтерских проводок создается документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете".

Необходимо заполнить реквизиты:

- Организация;

- Дата документа (последнее число месяца);

- Месяц начисления, за который необходимо сформировать проводки.

По кнопке "ЗАПОЛНИТЬ" происходит автоматическое заполнение табличной части документа:

- на закладках Основные начисления и Дополнительные начисления формируются бух.проводки по результатам начислений за указанный месяц,

- на закладке Проводки формируются проводки по начислениям, удержаниям, налогам и страховым взносам.

* Данные на закладках Основные начисления и Дополнительные начисления в документе Отражение зарплаты в регламентированном учете можно скорректировать вручную. В этом случае для переформирования проводок необходимо воспользоваться кнопкой Сформировать проводки.

С целью проверки отраженных данных используем Отчет "Отражение зарплаты в бухгалтерском учете".

ВЫГРУЗКА ДАННЫХ

После проверки данных выгружаем проводки в "1С:Бухгалтерия предприятия 8" при помощи Обработки "Выгрузка данных в бухгалтерскую программу" (Сервис - Обмен данными - Выгрузка данных в бухгалтерскую программу) или воспользуемся закладкой "Бухучет" на рабочем столе программы.

На основании "Настроек программы" определяем:

1. Бухгалтерскую программу, в которую будем выгружать данные

2. Режим выгрузки проводок (сводно/ с детализацией по сотрудникам)

3.Разрешаем/запрещаем выгрузку данных по НДФЛ, страховым взносам

- Указываем период выгрузки;

- Путь выгрузки файла данных (предварительно создать Папку на ПК);

- Указать объекты выгрузки

* Если данные выгружаются с детализацией по сотрудникам и в бухгалтерской программе Выплата зарплаты производится на основании "Ведомостей на выплату зарплаты", тогда галочку "Зарплата к выплате" оставляем, в противном случае, во избежание задвоения документов "Выплата", ее необходимо снять.

ЗАГРУЗКА ДАННЫХ

*Во избежание задвоения/изменения справочников или элементов справочников рекомендуется при первоначальной настройке выгрузки, а также при добавлении элементов, следить за совпадением:

- кода элемента справочника (Организации, Номенклатурные группы, Статьи затрат, Прочие доходы и расходы и др.)

- наименования (Организации, Номенклатурные группы, Статьи затрат, Прочие доходы и расходы и др.)

- для "физического лица" все личные данные (дата рождения, СНИЛС и пр.).

С целью загрузки в "1С:Бухгалтерия предприятия" выгруженных данных воспользуемся Обработкой (меню Сервис - Обмен данными с "Зарплата и Управление Персоналом 8" - Загрузка данных из конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом").

В результате загрузки в программе "1С:Бухгалтерия предприятия" создается документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете" (меню Зарплата - Данные учета зарплаты во внешней программе - Отражение зарплаты в регламентированном учете), который формирует проводки в регистрах бухгалтерии.

Для просмотра загруженных результатов отражения расходов на оплату труда в учете в программе "1С:Бухгалтерия предприятия 8" используем отчет "Анализ расходов на оплату труда".

Также можно проанализировать "Оборотно-сальдовую ведомость", "Анализ счета" по сч.70, 69 и всем затратным счетам, по которым ведется учет по расчетам с персоналом.