Работа с напоминаниями или как не забыть о важном (на примере "1С:Зарплата и управление персоналом 8" ред. 3)

Основная задача работы с напоминаниями заключается в фиксации задач бухгалтера в программе с целью дальнейшего напоминания. Использование данного механизма позволяет создавать не только напоминания разового характера, но и напоминания по заданному расписанию с определенной периодичностью.

Для того чтобы включить работу с напоминаниями в информационной базе, необходимо поставить галочку "Напоминания" (Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений).

После включения данной настройки во многих документах появляется кнопка, с помощью которой можно перейти к созданию напоминаний.

При этом стоит обратить внимание, что напоминания сохраняются только для того пользователя, который непосредственно их создал.

Напоминания могут выводиться относительно предмета, времени, а также периодически. Рассмотрим более подробно каждый из вариантов.

Первый вариант "относительно предмета" позволяет установить срок касаемо определенного объекта с указанием "за" какое время необходимо напомнить и "до" - выбор объекта, относительно которого формируется напоминание.

Поскольку дата 21.08.19 уже прошла, программа предлагает тот же день, только уже следующего года. Если же дата не указывается, то будет применяться текущее значение выбранного реквизита.

Удачным примером применения данного способа может быть напоминание об окончании действия какого-либо сертификата, категории, срока действия трудового договора, что влияет на изменение условий оплаты труда сотрудников.

Если выбираем второй вариант "периодически", то нужно задать определенное расписание (день недели или же создать свое удобное расписание).

Предположим, у пользователя есть задача проверить остатки отпусков до конца этого года. Для удобства, исходя из своего графика работы, пользователь уделяет этой задаче по одному часу в день по вторникам. Тогда в создании напоминания нужно выбрать "по заданному расписанию" и на вкладках "Общие", "Дневное", "Недельное", "Месячное" указать расписание напоминаний. Подсказка для пользователя – вывод текста в нижней части окна после установки той или иной галочки либо же даты, дня месяца.

Третий вариант "в указанное время" дает возможность указать день (дата) и время.

Итак, предположим, что нам заранее было неизвестно, какое время сотрудник будет работать по данному графику, и через определенное время поступила информация о том, что необходимо напомнить в конце года об изменении условий работы на общем собрании, для этого создадим напоминание. Тогда в окне с созданием напоминания пишем произвольный текст (тот, который хотим видеть в напоминании), выбираем Напомнить "в указанное время", ставим дату и время (в заданный день и время у пользователя появится окно с напоминанием об изменении графика работы).

Четвертый вариант "через" предусматривает напоминание по истечении определенного времени (от 5 минут до 2 недель).

Отсчет времени идет от рабочего времени компьютера, т.е. если при создании напоминания время 09:06, то при выборе "через 2 недели" отобразится соответствующая дата и время 09:06.

Еще интересной особенностью работы с напоминаниями можно назвать напоминание о дне рождении сотрудника. Чтобы не забыть поздравить коллегу, нужно зайти в карточку сотрудника и нажать на "колокольчик", в открывшейся форме выбрать количество дней до дня рождения, когда необходимо напомнить о событии.

Если же необходимо создать напоминание относительно нескольких или всех сотрудников, то нужно зайти в справочник "Сотрудники" и выбрать один из трех вариантов:

1) выделить нужных сотрудников, удерживая кнопку "Ctrl", нажимая на нужные строки;

2) выделить несколько подряд идущих строк с сотрудниками, удерживая кнопку "Shift";

3) выделить весь список сотрудников, удерживая комбинацию клавиш "Ctrl + A".

После чего нажать на кнопку с созданием напоминания "Напоминать о дне рождения".

Все созданные пользователем напоминания можно увидеть в разделе "Главное", здесь также можно создать новое напоминание, скорректировать ранее созданное либо удалить его.

Также стоит отметить, что пользователи с полными правами могут видеть напоминания всех пользователей, создавать новые напоминания или посредством копирования одного из напоминаний создавать такое же, но уже для другого пользователя.

Если Вы работаете в конфигурации "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) и решили оптимизировать свою работу, перестав пользоваться стикерами и блокнотами, то смело можете использовать механизм напоминаний, чтобы не забыть что-то важное!