Как настроить удержания за мобильную связь сверх лимита за 5 шагов

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы.

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

• все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
• звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связь: Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15:

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

2) договор с оператором на оказание услуг связи;

3) счета оператора связи.

СИТУАЦИЯ 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника.

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Вам пришлось звонить по рабочим делам, находясь в отпуске? Тогда почему это непроизводственные расходы? Главное — цель звонка, а не то, сидите вы на рабочем месте или нет.

В этом случае надо действовать так:

ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит.

ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т.д. - в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писем (Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги Вы признали расходом - а значит, только они могут быть использованы для операций, облагаемых НДС (ст. 172 НК РФ). Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц - 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит - 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника Вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем неважно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нет (Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

В аналогичном порядке надо определять и доход работника, включаемый в базу по страховым взносам (регулируемым по Федеральному закону от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах...") и взносам "на травматизм" (Федеральный закон от 24.07.98 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

СИТУАЦИЯ 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства.

Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы Вы удержите из его зарплаты.

Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

Например, в организации используется удержание за мобильную связь сверх установленного лимита. Причем лимит разный для разных должностей.

Рассмотрим, как это реализовать в программе "1С:ЗУП".

В настройках программы включаем галочку "Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника" (Настройка – Расчет зарплаты).

Создаем два показателя:

1. Норма на связь

Числовой / Для сотрудника / Постоянное использование

2. Фактические расходы

Числовой / Для сотрудника / Разовое использование

Вводим шаблон для внесения фактических расходов в программу, на закладке Дополнительно указываем, что вводится для нескольких сотрудников.

В позиции штатного расписания в доп. тарифах, коэффициентах прописываем нормы на связь. Далее при приеме на работу по текущей должности этот показатель будет выводиться в документ "Прием на работу".

Настраиваем вид удержания по формуле:

?(ФактическиеРасходы > НормаНаСвязь, ФактическиеРасходы - НормаНаСвязь, 0)

Назначение удержания - Удержание в счет расчетов по прочим операциям.

Удержание выполняется - Только если введено значение показателя (ФактическиеРасходы).

Вид операции по зарплате - Удержание по прочим операциям с работниками.

Перед расчетом заработной платы вводим документ "Данные для расчета заработной платы" с указанием фактического расхода.

В документе "Начисление заработной платы" видим расчет данного удержания.