+7 (473) 202-20-10
info@1c-ant.ru
г. Воронеж, Бульвар Победы, 50

   

Электронная трудовая книжка (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде)

25.02.2020


Время чтения: 20 мин.

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Если никаких кадровых движений, перечисленных выше, не было, то отчет не сдается. Но если от сотрудника было заявление, то отправляется последняя кадровая запись до 01.01.2020 г. совместно с записью о подаче заявления (пока в программе это не реализовано).

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

1. Оформить соглашение с ПФР в системе сдачи отчетности

Если отчетность отправляется через 1С-Отчетность, нужно:

  • Настроить учетную запись: 1С-Отчетность – Настройки – Настройки обмена с контролирующими органами – Расширенные настройки – Настройки обмена с ФНС, ПФР и Росстатом – Входим в учетную запись – Настроить автоматически сейчас.
  • При первом заполнении отчета будет предложено создание Заявления – Создаем и отправляем. Отправить заявление можно только с 03.02.2020.

2. Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок - 30 июня 2020 г. включительно.

3. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в СЗВ-ТД.

Рекомендуем Вам отложить сбор заявлений и отправку этих данных в ПФР до 4 квартала этого года. Остается много вопросов по этому поводу. Скорее всего, по этим вопросам будут даны дополнительные разъяснения.


Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Сотрудник не подал заявление
Форма Заявления

Произвольная форма

Произвольная форма

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями, до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты

Ведение бумажной трудовой книжки Продолжает вести бумажную трудовую книжку Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности с 2021 г. Продолжает вести бумажную трудовую книжку
Ведение электронной трудовой книжки Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку ЭТК ведутся с даты подачи заявления Параллельно бумажной ведем электронную трудовую книжку

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку.

В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде.

4. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь, следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

  • Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей
  • Положение о ведении и хранении трудовых книжек
  • Трудовые и коллективные договоры
  • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

5. Передавать в ПФР данные о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников.

Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

С 01.01.2020 сведения в ПФР нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий:

  • прием на работу
  • перевод на иную постоянную работу
  • увольнение
  • предоставление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде
  • обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

Таким образом, впервые предоставить сведения в ПФР нужно не позднее 17 февраля 2020 г. (срок сдачи отчета продлен на выходные дни) за январь 2020 г.

С 01.01.2021 г. направлять в ПФР форму персотчетности будет нужно (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

  • в случае подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переходе на ведение электронной трудовой книжки), а также в случае перевода на другую постоянную работу - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
  • в случае приема на работу или увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

Электронные трудовые книжки в программе «1С:ЗУП» ред.3

Электронные трудовые книжки

Новые документы расположены в журнале «Электронные трудовые книжки» (в разделах «Кадры» и «Отчетность, справки»).

Электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП 3.1

Заявление о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности (доступно, начиная с версий 3.1.10.276 и 3.1.12.110)

Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» позволяет сформировать печатные формы в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С:ЗУП 3.1

В зависимости от выбранного сотрудником способа ведения трудовой книжки, в соответствии с законодательством можно сформировать:

  • заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки;
  • заявление о предоставлении сотруднику сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С:ЗУП 3.1

В документе доступны для выбора только сотрудники, имеющие на дату документа основное место работы в организации.

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников»

Сведения о трудовой деятельности работников в 1С:ЗУП 3.1

По кнопке «Заполнить» в документ заполняются сотрудники, по которым в кадровых документах отчетного периода (прием, перевод, увольнение) установлен новый флажок «Отразить в трудовой книжке».

При заполнении используются сведения, указанные в поле «Трудовая функция». Ее можно задать для должности/позиции штатного расписания, тогда в кадровых документах она будет заполняться автоматически.

Прием на работу в 1С:ЗУП 3.1

Кроме того, заполняется последнее по времени событие (прием или перевод), произошедшее с сотрудником до 1 января 2020 года и отмеченное новым флажком. Если установить флажок в документах прошлого периода возможности нет, то необходимые строки можно включить в форму вручную.

Если по сотрудникам, автоматически заполненным в документ, были введены заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности, информация о них также будет заполнена в строках автоматически.

Если по сотруднику не зарегистрировано мероприятий, но было зарегистрировано заявление, автоматически такие сотрудники в СЗВ-ТД не включаются, их нужно подобрать вручную по кнопке Подбор.

ВОПРОСЫ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТЧЕТА

!!!! Для корректного формирования отчета в программе должно быть верно заполнено штатное расписание (должности и подразделения должны быть заполнены в соответствии с записями, которые вносятся в бумажную трудовую книжку).

!!!! Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

!!!! Остается вопрос с номерами кадровых приказов. Чаще всего в программе они не совпадают с номерами в действительности. Пока в отчете эти поля являются ссылками на документ и НЕ редактируются.

КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ПО СДАННЫМ ОТЧЕТАМ

В случае, если необходимо отменить ранее предоставленные по сотруднику сведения, то подается новая форма СЗВ-ТД, где графы табличной части заполняются первоначальными данными, а в колонке «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «Х».

Если необходимо будет исправить ранее представленные сведения, то в новом отчете СЗВ-ТД потребуется заполнить две строки:

  • в первой указать исходные данные, и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» установить знак «Х»;
  • во второй - внести новые правильные данные.

Если требуется скорректировать только дату подачи «Заявления о продолжении ведения трудовой книжки» и/или «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», то в новом отчете СЗВ-ТД на этого сотрудника необходимо будет просто указать новую дату. Если возникнет потребность в отмене сведений о дате подачи заявления, то в новой форме СЗВ-ТД вносится ранее указанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Если работнику необходимо получить сведения из трудовой книжки

Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД, проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проект приказа об утверждении других форм:

  • для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»
  • для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

На данный момент формы официально не утверждены.

Сведения из электронной книжки можно получить:

  • у последнего работодателя
  • по запросу в ПФР или МФЦ
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы, либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» в «1С:ЗУП» ред. 3

Добавлена форма, выдаваемая на руки сотрудникам, перешедшим на электронные трудовые книжки. Данные в ней заполняются аналогично СЗВ-ТД, но по одному сотруднику.

Форма СТД-Р Сведения о трудовой деятельности работника в 1С:ЗУП 3.1

Документ можно ввести из Увольнения.

Увольнение в 1С:ЗУП 3.1

Часто задаваемые вопросы:

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Префиксы в номерах приказов

Как быть, если в программе ведется учет по нескольким организациям с префиксами в нумерации, а в печатной форме номер идет без префикса?

Пока решение не найдено, разработчики записали это пожелание.

Нужен отчет, показывающий, по каким сотрудникам еще не создано «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Пока его можно настроить через «Универсальный отчет», а в дальнейшем это будет реализовано в программе.

Что такое трудовая функция и как ее заполнять?

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются: наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).

Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии с штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов[1] или реестров соответствующих должностей.

[1] Статьи 57, 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2015, № 18, ст. 2625).

В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года (при наличии)) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

  • первые пять цифровых знаков, разделенные точкой - это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
  • последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция. 

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

Обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Чернышова Людмила,

Старший консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Тел. (473) 202-20-10

www.1c-ant.ru

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна


Возврат к списку