Выплата аванса в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

В программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" предусмотрено несколько вариантов выплаты аванса:

1. Выплата планового аванса фиксированной суммой;
2. Выплата аванса по итогам расчета заработка за первую половину месяца.

Рассмотрим вариант выплаты планового аванса фиксированной суммой.

В первую очередь, необходимо проверить настройки программы, для этого необходимо зайти через верхнее меню Сервис→ Параметры учета→ закладка "Выплата зарплаты".

В программе есть возможность ограничить выплату аванса для сотрудников, которые не полностью отработали первую половину месяца до расчетной даты планового аванса. Для этого поставим галочку "Плановый аванс" - "Учитывать невыходы" и указываем расчетную дату планового аванса. Если аванс должен выплачиваться фиксированной суммой вне зависимости от отработанного времени, то галочку ставить не надо.

Далее нам необходимо знать сумму аванса по сотрудникам, которая будет выплачиваться им каждый месяц. В нашем примере она составит 40% от месячного заработка сотрудника. Данный процент является наиболее распространенным, конкретные размеры аванса (или заработной платы) за первую половину месяца Трудовой кодекс не регулирует.

Есть два способа внесения суммы аванса:

1) В справочнике "Сотрудники" по каждому сотруднику заполнить колонку "Аванс" фиксированной суммой аванса.

Если в справочнике "Сотрудники" у Вас не отображается колонка "Аванс", необходимо вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню, выбрать "Настройку списка" и в открывшемся окне отметить "Аванс". 

2) Ввести сумму "Аванса" через регистр сведений "Авансы сотрудникам организации".

Необходимо зайти через верхнее меню Расчет зарплаты по организациям→ Касса-банк→ Авансы сотрудникам организации и заполнить по сотрудникам суммы аванса.

Необходимо знать, что размер аванса не связан с размером заработка в программе, поэтому при изменении оклада или других параметров, влияющих на размер месячного заработка, размер планового аванса останется прежним. Сумму планового аванса можно изменить только вручную. Так как плановый аванс в программе является выплатой, а не начислением, то выплата аванса происходит сразу через документ "Зарплата к выплате организаций", без начисления. Для этого необходимо зайти через верхнее меню Расчет зарплаты по организациям → Касса и банк → Зарплата к выплате организаций.

Заполняется документ:

• в поле "ОТ" указывается дата регистрации документа "Зарплата к выплате организации";
• в поле "Месяц начисления" указывается месяц, за который производится выплата;
• в поле "Способ выплаты" необходимо указать, как именно будет осуществлена выплата (через кассу или банк);
• в поле "Выплачивать" выберите характер выплаты "Плановый аванс". Указанное значение используется для автоматического заполнения табличной части документа раздела "Сотрудники" и расчета сумм к выплате. 

Затем нажимаем кнопку "Заполнить", в этом случае при автоматическом заполнении документа по характеру выплаты в табличную часть помещаются только те сотрудники организации, для которых в регистре сведений "Авансы сотрудникам организаций" указан размер планового аванса. Колонка "К выплате" заполняется по данным регистра автоматически. (Рис.6).

Также табличная часть может быть заполнена с помощью "Подбора", это позволит выбрать только нужных Вам сотрудников из списка.

В случае если сотрудник не полностью отработал первую половину месяца до расчетной даты планового аванса, и в настройках параметров учета стоит галочка "Учитывать невыходы", то при автоматическом заполнении документа "Зарплата к выплате организаций" программа выдаст предупреждение по данному сотруднику.

Второй вариант выплаты аванса – выплата аванса по итогам расчета заработка за первую половину месяца.

Если сумма аванса не фиксированная, а зависит от заработка сотрудника за первую половину месяца, то для этого сначала необходимо сделать начисление зарплаты сотрудникам за первую половину месяца с помощью документа "Начисление зарплаты сотрудникам организации". Через верхнее меню Расчет зарплаты по организациям → Начисление зарплаты сотрудникам.

Заполняется документ:

• в поле "ОТ" указывается дата регистрации документа "Начисление зарплаты сотрудникам";
• в поле "Месяц начисления" указывается месяц, за который производится начисление;
• в поле "Режим начисления" необходимо указать "Первая половина текущего месяца", по умолчанию будет установлен период начисления с 1 по 15 число месяца, при необходимости дату можно скорректировать вручную.

Нажмите кнопку "Заполнить", табличная часть заполнится списком сотрудников, затем для расчета результатов начислений и удержаний нажмите кнопку Рассчитать → Рассчитать (полный расчет).

При таком режиме начислений документ не изменяет состояние регистра "Взаиморасчеты с сотрудниками организаций", таким образом, проведение документа начисление зарплаты с режимом начисления "Первая половина текущего месяца" не отразится в расчетном листке. Документ делает движения по служебному регистру, информация в котором предназначена для последующего заполнения документа "Зарплата к выплате организаций" на выплату аванса.

Подготовка сумм к выплате за первую половину месяца производится с помощью документа "Зарплата к выплате организаций" с характером выплаты "Аванс по расчету за первую половину месяца". По кнопке "Создать документ на выплату зарплаты" на панели инструментов документа "Начисление зарплаты сотрудникам организаций" этот документ создается и заполняется автоматически.

В зависимости от того, как выплачивается аванс (через кассу или банк), необходимо сделать дальнейшие действия по выплате, соответствующие конкретному способу выплаты.